Relance de facture impayée : trois mails selon le retard du client
Un premier rappel pour vérifier la réception, un deuxième pour obtenir une date, un dernier pour décider de la suite. Voici les trois messages à adapter et le tableau pour suivre les réponses.
Avant de relancer, vérifiez le solde et le destinataire
Une facture de 1 200 € apparaît en retard dans votre tableau. Votre client a pourtant versé un acompte de 400 €. Le bon montant à réclamer est 800 €. Avant chaque envoi, rapprochez la facture de votre relevé bancaire, des avoirs et des acomptes. Envoyez au client le même décompte que celui que vous avez sous les yeux.
Reprenez la date d’échéance indiquée sur la facture. Identifiez la personne qui déclenche le virement. Sur un chantier, le conducteur de travaux peut valider la prestation alors que le service comptable attend encore le bon de commande. Une question précise sur la pièce manquante résout souvent le blocage.
Quand envoyer le premier, le deuxième et le dernier mail ?
Voici un rythme possible pour une TPE dont le client professionnel paie habituellement par virement. J correspond à la date d’échéance. Ces repères s’adaptent à votre relation commerciale. Vous pouvez passer directement à une mise en demeure lorsque la situation le justifie. Service Public Entreprendre explique les étapes du recouvrement amiable.
| Moment | Action | Ce que vous cherchez à savoir |
|---|---|---|
| J + 3 · 18 octobre | Envoyer un rappel courtois avec la facture. | Le bon service a-t-il reçu et accepté le document ? |
| J + 10 · 25 octobre | Demander une date de paiement ou appeler le contact. | Quelqu’un peut-il confirmer la prochaine étape ? |
| J + 20 · 4 novembre | Faire un dernier point écrit si le solde reste dû. | Faut-il traiter un litige ou formaliser la demande ? |
Si le client promet un règlement vendredi, inscrivez cette date et vérifiez le compte avant de le recontacter. Décalez aussi un envoi qui tomberait un jour de fermeture.
Trois modèles de mails de relance à copier
Remplacez les champs entre crochets et joignez la facture. Indiquez toujours le solde restant et une seule action attendue du destinataire.
1. Vérifier que la facture est arrivée
Objet : suivi de la facture [numéro] – [prestation]
Bonjour [prénom],
Je reviens vers vous au sujet de la facture [numéro], arrivée à échéance le [date]. Sauf erreur de ma part, il reste [montant] € à régler. Vous trouverez la facture en pièce jointe.
Pouvez-vous me confirmer que votre service l’a bien reçue ? Si le virement est déjà parti, sa date me permettra de le retrouver.
Merci,
[signature]
2. Obtenir une date de règlement
Objet : date de règlement de la facture [numéro]
Bonjour [prénom],
À la suite de mon message du [date], le solde de [montant] € reste ouvert pour la facture [numéro]. Pouvez-vous m’indiquer la date de virement prévue ?
Si la validation est en attente d’un bon de commande ou d’un justificatif, indiquez-moi lequel et à qui l’adresser.
Bien cordialement,
[signature]
3. Faire un dernier point avant la mise en demeure
Objet : dernier rappel amiable – facture [numéro]
Bonjour [prénom],
La facture [numéro], échue le [date], présente encore un solde de [montant] € malgré mes messages des [dates]. Merci de procéder au règlement ou de m’indiquer par écrit le motif du blocage d’ici le [date].
Sans règlement ni réponse à cette date, j’envisagerai l’envoi d’une mise en demeure. Je reste disponible pour examiner tout désaccord sur la prestation.
Cordialement,
[signature]
Que noter après la réponse du client ?
| Réponse reçue | Prochaine action |
|---|---|
| « Le virement est parti. » | Demandez la date et la référence. Pointez le paiement en banque avant de solder la facture. |
| « Il manque la situation signée. » | Transmettez la pièce au bon interlocuteur. Notez la nouvelle date de validation. |
| « Le montant est contesté. » | Suspendez les rappels automatiques. Identifiez la ligne en cause et rapprochez-la du devis accepté. |
Une ligne de suivi suffit pour passer le relais à un collègue. Exemple fictif pour la facture F-104 : 800 € ouverts · facture reçue · virement annoncé le 6 novembre · contrôle en banque le 9 novembre. Gardez ensemble le mail, la pièce jointe et la réponse.
Si vous déléguez cette tâche, précisez qui peut demander une date de paiement et qui décide d’un échéancier ou d’une mise en demeure. Voir le suivi commercial et les relances proposés par Isul’Admin.
Pénalités et indemnité de 40 € entre professionnels
Pour une facture soumise aux règles commerciales entre professionnels, les pénalités sont exigibles dès le lendemain de l’échéance, sans rappel préalable. L’indemnité forfaitaire de recouvrement est de 40 € par facture payée en retard, quel que soit le nombre de mails envoyés. Elle concerne les débiteurs professionnels. Vérifiez les conditions applicables à votre dossier, notamment en cas de procédure collective. Consulter les règles et les exceptions sur Service Public Entreprendre.
Si la voie amiable échoue, reprenez le contrat, les justificatifs de livraison et l’historique des échanges. Pour formaliser votre demande, Service Public détaille le contenu de la mise en demeure et les modes d’envoi. Lire la fiche sur la mise en demeure de payer.
Questions fréquentes
Combien de relances faut-il envoyer avant la mise en demeure ?
Aucun nombre minimum n’est imposé. Les trois mails proposés correspondent à des situations différentes. Si une première relance reste sans effet, vous pouvez déjà envisager une mise en demeure.
Puis-je ajouter 40 € à chaque mail de relance ?
L’indemnité forfaitaire concerne chaque facture professionnelle réglée en retard, une seule fois pour cette facture. Trois rappels pour le même impayé ne donnent donc pas lieu à trois indemnités.
Que faire si le client a réglé une partie de la facture ?
Vérifiez l’encaissement, indiquez le numéro de la facture, le montant déjà reçu et le solde. Demandez une date pour ce solde et conservez l’historique du règlement partiel.