Fiche client : quelles informations demander dès la première commande ?

Les informations à réunir pour ouvrir une fiche client B2B

Un devis signé peut rester bloqué au moment de facturer si vous avez seulement le numéro de la personne qui a commandé. Dès la première commande, identifiez l’entreprise qui achète, la personne qui suit la prestation et le circuit de facturation. Reliez ces informations à un code client unique dans votre outil.

Le SIREN identifie l’entreprise et le SIRET un établissement. Vérifiez la raison sociale, l’identifiant et l’adresse dans l’Annuaire des Entreprises, service public. Le courriel transmis par votre interlocuteur complète cette vérification pour les coordonnées et le circuit de facturation.

Sur la facture, certaines informations sont obligatoires, dont l’identification des parties et l’adresse de facturation lorsqu’elle diffère. Le numéro du bon de commande doit aussi figurer lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur. Vérifier les mentions applicables sur Service Public Entreprendre.

Un client, deux sites d’intervention et une seule comptabilité

Prenons l’exemple fictif d’une entreprise de maintenance qui intervient sur deux locaux pour le même client professionnel. La responsable du premier site organise les accès. Le dirigeant accepte le devis et la comptabilité centralise les factures.

Ouvrez une fiche pour l’entité cliente, puis deux adresses d’intervention reliées à cette fiche. Renseignez le contact opérationnel pour chaque site et conservez le contact de facturation commun. Avant d’émettre une facture, confirmez quelle entité a accepté la commande. Si deux sociétés distinctes commandent, attribuez-leur chacune une fiche.

Dans le dossier, gardez un enchaînement facile à retrouver, du code client au devis, puis à la commande et à la facture. Une référence de chantier ou de dossier permet ensuite de distinguer les interventions du même client.

Si le devis prévoit un versement à la commande, retrouvez les calculs et les documents à rapprocher dans notre exemple de facture d’acompte et de facture finale. Si le règlement tarde, le contact comptable enregistré dans la fiche permettra d’adresser la relance de facture au bon service.

Le message à envoyer au client après l’acceptation du devis

Adaptez cette demande aux informations déjà obtenues. Pour la facturation électronique, vérifiez avec votre solution les données d’identification et d’adressage nécessaires, ainsi que le canal applicable à votre entreprise. Notre guide sur la facturation électronique des micro-entreprises précise les échéances de réception et d’émission.

Organiser l’accès et la mise à jour du fichier clients

Les coordonnées nominatives des interlocuteurs professionnels sont des données personnelles. Recueillez les informations utiles à la commande et informez les personnes de leur utilisation, des destinataires, de la durée de conservation et des droits qu’elles peuvent exercer. Intégrez cette information au support de collecte ou rendez-la directement accessible depuis celui-ci. Consulter les indications de la CNIL sur l’information des personnes.

Attribuez les accès selon les tâches de chacun. La personne qui organise l’intervention a besoin du contact du site et des consignes. Celle qui suit les paiements doit retrouver les factures et le contact comptable. Désignez une personne pour modifier les coordonnées et dater leur validation.

Prévoyez des durées de conservation selon l’usage des données et les obligations applicables. Le fichier de contacts actifs et les pièces comptables ont chacun leurs règles de conservation. Lire la réponse de la CNIL sur les durées de conservation.

Pour déléguer la création des fiches, le classement des documents et leur mise à jour, découvrez l’accompagnement administratif d’Isul’Admin pour les TPE et les artisans. Si votre accueil est externalisé, transmettez aussi les consignes de mise à jour à la personne qui répond. Le guide des tarifs de permanence téléphonique explique comment inclure ce travail dans le volume à chiffrer.